Waarom zakelijke dienstverleners een ander debiteurenrisico hebben
Bij een groothandel is vaak duidelijk welke goederen zijn geleverd. Bij een zakelijke dienstverlener is het risico minder zichtbaar. Het grootste debiteurenrisico zit meestal niet in materiaal of voorraad, maar in tijd.
Medewerkers hebben bijvoorbeeld gedurende een maand aan een opdracht gewerkt. Hun salarissen zijn betaald, eventueel zijn freelancers ingehuurd en andere projectkosten zijn gemaakt. Pas daarna wordt €30.000 gefactureerd met een betaaltermijn van 30 of 60 dagen. Op dat moment heeft het bedrijf feitelijk al een aanzienlijk bedrag in de opdrachtgever geïnvesteerd. Hoe groter de opdrachten en hoe langer de betaaltermijnen, hoe meer geld er ondertussen bij klanten kan uitstaan.
Hoeveel werk financier je voor je opdrachtgever?
Stel dat een consultancybedrijf maandelijks €40.000 factureert aan één opdrachtgever, met een betalingstermijn van 45 dagen. Het werk over januari wordt eind januari gefactureerd en hoeft dan pas halverwege maart te worden betaald.
Tegen die tijd is februari volledig gewerkt en gefactureerd en is ook een deel van maart alweer uitgevoerd. Het bedrijf heeft dan al voor ongeveer €100.000 aan werk geleverd, terwijl de eerste €40.000 nog niet eens binnen hoeft te zijn. Ondertussen zijn salarissen, freelancers en andere projectkosten gewoon betaald. Dat is het kenmerkende debiteurenrisico bij zakelijke dienstverlening: je financiert het werk eerst zelf en krijgt het geld pas weken later terug.
Hoe langer de betaaltermijn en hoe groter de opdracht, hoe meer werkkapitaal er tijdelijk bij één opdrachtgever vastzit.
Eén grote opdrachtgever kan omzet én capaciteit domineren
Een grote klant is voor een zakelijke dienstverlener vaak op twee manieren belangrijk. De opdrachtgever vertegenwoordigt een groot deel van de omzet, maar kan tegelijkertijd een aanzienlijk deel van de beschikbare medewerkers of factureerbare uren opeisen.
Dat maakt groei bij zo’n klant financieel minder onschuldig dan het op het eerste gezicht lijkt. Gaat een opdracht van €10.000 naar €30.000 per maand, dan verdrievoudigt niet alleen de omzet. Ook het bedrag dat op enig moment onbetaald kan blijven groeit mee. Vooral bedrijven met enkele grote opdrachtgevers doen er daarom goed aan te kijken welk bedrag bij hun grootste klant en bij hun drie grootste klanten tegelijk kan openstaan.
Lange projecten kunnen het risico verder laten oplopen
De manier waarop je factureert bepaalt mede hoeveel debiteurenrisico ontstaat. Maandelijks factureren beperkt meestal de hoeveelheid uitgevoerd maar nog niet gefactureerd werk. Bij facturatie per projectfase kan er langer worden gewerkt voordat een rekening wordt verstuurd. Wordt pas na oplevering gefactureerd, dan kunnen meerdere maanden aan uren in één factuur samenkomen. Daar komt de betaaltermijn vervolgens nog bovenop.
Bij langlopende consultancy-, IT- of onderzoeksprojecten kan het daardoor verstandig zijn niet alleen naar de factuurwaarde te kijken, maar naar de volledige periode tussen de eerste gewerkte uren en de uiteindelijke betaling.
Een betwiste factuur is iets anders dan wanbetaling
Een factuur kan ook openblijven terwijl de opdrachtgever financieel prima in staat is om te betalen. Er kan bijvoorbeeld discussie ontstaan over het aantal gewerkte uren, aanvullende werkzaamheden, de afgesproken scope of de kwaliteit van de dienstverlening.
Zo’n commercieel geschil valt niet automatisch op dezelfde manier onder een debiteurenverzekering als een klant die door financiële problemen niet kan betalen.
Voor zakelijke dienstverleners is daarom belangrijk om bij het vergelijken van verzekeringen te controleren welke oorzaken van non-betaling zijn gedekt en welke voorwaarden gelden bij betwiste facturen.
Wanneer is een debiteurenverzekering voor zakelijke dienstverlening interessant?
Een debiteurenverzekering wordt vooral relevant wanneer één onbetaalde opdrachtgever een merkbaar financieel gat kan veroorzaken. Dat kan bijvoorbeeld het geval zijn als veel omzet bij enkele klanten zit, facturen relatief groot zijn, betaaltermijnen lang zijn of salarissen en andere kosten ruim vóór betaling moeten worden voldaan.
Heb je daarentegen honderden kleine opdrachtgevers, korte betalingstermijnen en voldoende financiële buffer om een enkele uitval zelf te dragen, dan hoeft verzekeren minder noodzakelijk te zijn.
Vergelijk kredietlimieten voor je belangrijkste opdrachtgevers
Bij een debiteurenverzekering voor zakelijke dienstverleners zegt alleen de premie weinig. Minstens zo belangrijk is hoeveel dekking een verzekeraar wil geven op de klanten waar het meeste geld openstaat. Daarvoor wordt doorgaans per opdrachtgever een kredietlimiet vastgesteld.
Kijk daarnaast naar het verzekerde percentage, het eigen risico, regels bij te late betaling en de manier waarop kredietlimieten kunnen worden verhoogd wanneer een opdracht groeit.
Debiteurenverzekering.nl vergelijkt de grote verzekeraars op basis van de manier waarop je bedrijf werkelijk factureert, welke opdrachtgevers het belangrijkst zijn en welk verlies je zelf kunt dragen.