Goed debiteurenbeheer begint voordat achterstanden oplopen
Een factuur die drie dagen over de betaaltermijn is, vraagt om een andere aanpak dan een factuur die al drie maanden openstaat. Hoe langer een achterstand blijft liggen, hoe lastiger het meestal wordt om de normale betaalcyclus weer te herstellen. Daarom begint professioneel debiteurenbeheer bij overzicht. Welke facturen staan open? Welke betalingstermijnen zijn verstreken? Welke klanten betalen structureel later dan afgesproken? En bij welke klant loopt het openstaande bedrag ondertussen opvallend snel op?
Een goede klant kan steeds meer omzet opleveren en tegelijkertijd een groter debiteurenrisico worden. Wanneer een klant maandelijks meer bestelt maar steeds later betaalt, groeit het bedrag dat je feitelijk aan die klant financiert mee.
Een langere betaalduur kost werkkapitaal
Stel dat je iedere maand €80.000 factureert en klanten gemiddeld na 30 dagen betalen. Dan staat er grofweg één maand omzet bij klanten uit. Verschuift de gemiddelde betaalduur richting 60 dagen, dan kan dat ongeveer verdubbelen. De omzet is hetzelfde gebleven, maar er zit veel meer geld in de debiteurenportefeuille.
Dat hoeft niet direct tot problemen te leiden. Het wordt wel relevant wanneer je dat geld zelf nodig hebt om leveranciers, lonen of andere bedrijfskosten te betalen. Debiteurenbeheer kan daarom direct invloed hebben op hoeveel werkkapitaal in openstaande facturen vastzit.
Wat kan Zaandijck van het debiteurenbeheer overnemen?
Zaandijck kan het volledige debiteurenbeheer verzorgen, maar gedeeltelijk uitbesteden is ook mogelijk. Welke werkzaamheden worden overgenomen hangt af van wat binnen je bedrijf al goed geregeld is en waar ondersteuning gewenst is.
Denk aan het bewaken van openstaande posten, het opvolgen van verlopen betalingstermijnen, contact rond achterstallige facturen en het volgen van gemaakte betalingsafspraken. Ook kan het proces worden ingericht op de manier waarop je zelf met klanten wilt omgaan.
Misschien wil je de eerste opvolging intern houden en pas later ondersteuning inschakelen voor jouw debiteurenmanagement. In een andere organisatie kan het juist logischer zijn om vrijwel het volledige dagelijkse debiteurenbeheer te laten verzorgen.
Wanneer is debiteurenbeheer uitbesteden logisch?
Ook bij groei kan de situatie veranderen. Vijftig debiteuren handmatig volgen is iets anders dan vijfhonderd. Een werkwijze die jarenlang voldoende was, hoeft daarom niet automatisch mee te groeien met de onderneming.
Worden openstaande bedragen nu niet zo consequent opgevolgd als je eigenlijk zou willen? Dan kan het goed zijn om te kijken of debiteurenbeheer een goede oplossing biedt.
Te laat betalen is iets anders dan niet kunnen betalen
Goed debiteurenbeheer kan voorkomen dat facturen onnodig lang blijven liggen. Het maakt afwijkend betaalgedrag bovendien eerder zichtbaar. Maar niet iedere onbetaalde factuur is met betere opvolging op te lossen. Wanneer een klant financieel niet meer in staat is om te betalen of failliet gaat, verandert het probleem. Een betalingsherinnering zorgt er dan niet voor dat het geld alsnog beschikbaar komt.
Daarmee ligt ook de grens tussen verschillende oplossingen. Debiteurenbeheer richt zich op het bewaken en opvolgen van openstaande facturen. Bij moeilijk inbare vorderingen kan verdere incasso nodig zijn. Een debiteurenverzekering heeft weer een andere functie. Die kan volgens de polisvoorwaarden een deel van het financiële verlies vergoeden wanneer een verzekerde klant niet betaalt.
Goed debiteurenbeheer en een debiteurenverzekering vervangen elkaar dus niet. Ze pakken verschillende delen van hetzelfde debiteurenrisico aan.
Eerst voorkomen dat openstaande posten onnodig oplopen
Een bedrijf met €200.000 aan openstaande facturen heeft niet automatisch een probleem. Het maakt veel verschil of die bedragen netjes binnen de afgesproken termijnen worden betaald of dat een steeds groter deel richting 60, 90 of 120 dagen schuift. Daarom is de leeftijd van openstaande facturen minstens zo relevant als het totaalbedrag.
Door debiteuren structureel te volgen, zie je eerder waar betaaltermijnen oplopen en waar actie nodig is. Dat voorkomt niet ieder betalingsrisico, maar het verkleint wel de kans dat een beheersbare achterstand ongemerkt steeds groter wordt.
Debiteurenbeheer laten verzorgen door Zaandijck
Debiteurenverzekering.nl is een initiatief van Zaandijck. Daardoor kunnen we naast het beoordelen en verzekeren van debiteurenrisico ook helpen bij het dagelijkse beheer van openstaande facturen met debiteurenmanagement.
Zaandijck kan het volledige debiteurenbeheer overnemen of aansluiten op de onderdelen die je zelf wilt blijven uitvoeren. We kijken daarbij naar je huidige werkwijze, het aantal debiteuren en de manier waarop je klanten wilt laten opvolgen. Je weet vooraf wat wordt overgenomen en wat binnen je eigen organisatie blijft.