Waar ontstaat debiteurenrisico?
Niet iedere openstaande factuur is even riskant. €100.000 verdeeld over vijftig klanten is iets anders dan €100.000 bij één afnemer. Ook maakt het verschil of je 5% of 25% nettomarge behaalt en of je voldoende financiële buffer hebt om een tegenvaller op te vangen.
Kijk daarom vooral naar vier onderdelen:
- hoeveel er per klant openstaat;
- hoe sterk je omzet over klanten is verspreid;
- hoe lang facturen gemiddeld openstaan;
- hoeveel verlies je onderneming zelf kan dragen.
Van daaruit kun je gericht je risico inschatten en waar nodig maatregelen nemen.
Voorkom dat één klant te groot wordt
Een groeiende klant lijkt vooral positief. Toch groeit meestal ook het bedrag dat bij die klant openstaat. Komt bijvoorbeeld 30% van je omzet van één afnemer, dan kan een betalingsprobleem bij die ene klant direct doorwerken in je eigen resultaat en liquiditeit.
Bekijk daarom regelmatig hoeveel omzet je grootste klanten vertegenwoordigen én hoeveel geld er daadwerkelijk bij hen openstaat. Vooral de top drie debiteuren verdient aandacht. Een onderneming met honderd klanten kan namelijk nog steeds sterk afhankelijk zijn van twee grote afnemers.
Bepaal hoeveel krediet je per klant wilt geven
Op rekening leveren betekent feitelijk dat je een klant tijdelijk financiert. Een klant die normaal €15.000 open heeft staan en ineens een order van €50.000 plaatst, vraagt daarom niet alleen om een grotere levering. Je geeft die klant ook aanzienlijk meer krediet.
Werk daarom met een maximale interne kredietruimte per klant. Wordt die grens bereikt, dan kun je bijvoorbeeld een deel vooraf laten betalen, de levering opsplitsen of opnieuw naar de kredietwaardigheid kijken. Daarmee voorkom je dat een commerciële kans ongemerkt verandert in een financieel risico dat veel groter is dan je eigenlijk wilde nemen.
Controleer kredietwaardigheid vóórdat bedragen groot worden
Bij nieuwe klanten en grotere orders kan het verstandig zijn om vooraf financiële informatie te controleren. Denk aan jaarcijfers, kredietinformatie en signalen over veranderingen binnen het bedrijf.
Dat hoeft niet voor iedere factuur van €500. Maar wanneer je €50.000 of €100.000 op rekening levert, wordt de vraag hoeveel je werkelijk over die klant weet een stuk relevanter.
Beperk hoeveel geld tegelijk openstaat
Debiteurenrisico draait niet alleen om slechte klanten. Ook de hoeveelheid geld die voortdurend uitstaat telt mee. Een langere betaaltermijn vergroot die positie.
Verkoop je gemiddeld €100.000 per maand op rekening, dan staat bij een betalingstermijn van 60 dagen grofweg aanzienlijk meer geld bij klanten uit dan wanneer je binnen 30 dagen betaald krijgt. Je kunt die blootstelling verkleinen met kortere betaaltermijnen, sneller factureren, maandelijkse in plaats van periodieke verzamelfacturen, voorschotten of deelfacturen bij grotere projecten.
Je hoeft klanten daarmee niet direct minder kredietwaardig te vinden. Je verlaagt simpelweg het bedrag dat op enig moment buiten je eigen rekening staat.
Let op veranderingen in betaalgedrag
Een klant hoeft nog geen factuur volledig onbetaald te laten om toch riskanter te worden.
Een betaaltermijn van 30 dagen die langzaam 45 en daarna 60 dagen wordt, verdient aandacht.
Andere signalen kunnen zijn:
- vaker om uitstel vragen;
- betalingsregelingen nodig hebben;
- plotseling facturen betwisten;
- moeilijker bereikbaar worden;
- ruimere betaalvoorwaarden willen.
Juist een verandering ten opzichte van het normale gedrag kan interessanter zijn dan één incidenteel te laat betaalde factuur.
Laat achterstallige facturen niet oplopen
Hoe langer je wacht, hoe groter de openstaande positie kan worden. Goed debiteurenbeheer begint daarom met consequent opvolgen. Stuur facturen snel, controleer of ze correct zijn en reageer wanneer een afgesproken betaaltermijn wordt overschreden. Neem bij grotere bedragen liever vroeg contact op dan pas na meerdere automatische herinneringen.
Een klant die structureel na 75 dagen betaalt terwijl 30 dagen is afgesproken, gebruikt in feite een deel van jouw werkkapitaal. Dat hoeft niet direct een probleem te zijn, maar het moet wel een bewuste keuze zijn.
Bepaal welk risico je zelf wilt blijven dragen
Debiteurenrisico volledig uitsluiten is meestal niet realistisch en ook niet altijd wenselijk. Op rekening leveren kan commercieel aantrekkelijk zijn. Een bepaalde hoeveelheid risico hoort daarom bij ondernemen. Het is wel belangrijk om rekening te houden met de vraag: welk verlies kan mijn bedrijf zonder problemen zelf opvangen?
Een onderneming met honderden kleine klanten, weinig klantconcentratie en een ruime buffer kan waarschijnlijk meer risico zelf dragen dan een bedrijf waarbij één debiteur goed is voor een kwart van de omzet.
Voor het deel dat je niet zelf wilt of kunt dragen, kun je vervolgens kijken naar aanvullende oplossingen zoals vooruitbetaling, factoring of een debiteurenverzekering. Een verzekering verlaagt overigens niet automatisch de kans dat een klant niet betaalt. Daarmee draag je vooral een deel van de financiële schade over wanneer het toch misgaat.
Hoeveel debiteurenrisico loopt jouw bedrijf?
De grootste winst zit meestal niet in één losse maatregel, maar in weten waar het risico zich concentreert. Een klant met €50.000 aan openstaande facturen hoeft bijvoorbeeld geen groot probleem te zijn als je omzet breed over honderden klanten is verdeeld. Komt een groot deel van je omzet juist bij die ene klant vandaan en werk je met een kleine marge, dan ligt dat heel anders.
Vooral het bedrag dat openstaat bij je grootste klanten, de gemiddelde betalingstermijn, je nettomarge en de financiële buffer bepalen hoeveel pijn een uitval werkelijk doet.
Met onze kwetsbaarheidscheck krijg je snel inzicht in waar jouw grootste debiteurenrisico zit.