Wanneer heb je met frauderisico te maken?
Fraude ontstaat niet alleen wanneer iemand rechtstreeks geld uit de kas steelt. Juist betaalprocessen bieden mogelijkheden om geld ongemerkt naar een verkeerde rekening te laten verdwijnen.
Een fraudeur kan zich bijvoorbeeld voordoen als een leverancier en een wijziging van het rekeningnummer doorgeven. Een medewerker kan een ogenschijnlijk dringend betaalverzoek van de directie ontvangen. Ook iemand binnen de eigen organisatie kan betaalgegevens aanpassen, declaraties manipuleren of bevoegdheden misbruiken.
Het frauderisico verschilt per onderneming
Hoe groot het risico is, hangt sterk samen met de manier waarop betalingen binnen je bedrijf verlopen. Een onderneming die dagelijks grote bedragen aan tientallen leveranciers betaalt, heeft een andere blootstelling dan een bedrijf met enkele overzichtelijke betalingen per maand.
Wat dekt een fraudeverzekering?
Welke vormen van fraude vallen onder de dekking?
Niet iedere fraudeschade is automatisch verzekerd
Dat betekent niet dat iedere verkeerde betaling automatisch verzekerd is. De oorzaak van de schade, de manier waarop de betaling tot stand kwam en de interne controles binnen de onderneming kunnen invloed hebben op de dekking. Daarom heeft het weinig zin om uitsluitend naar het maximaal verzekerde bedrag of de premie te kijken. Eerst moet duidelijk zijn tegen welke situaties je werkelijk bescherming zoekt.
Eén gewijzigd rekeningnummer kan genoeg zijn
Factuurfraude laat goed zien hoe weinig er soms hoeft te veranderen voordat een normale betaling een fraudeschade wordt. Een bedrijf ontvangt iedere maand facturen van dezelfde leverancier. Op een nieuwe factuur staat plotseling een ander rekeningnummer. De wijziging wordt verwerkt en een betaling van €45.000 gaat naar de nieuwe rekening.
Wanneer de factuur verder volledig klopt, kan zo’n verandering gemakkelijk tussen andere betalingen verdwijnen. Zeker bij bedrijven waar dagelijks veel facturen worden verwerkt. Daarom is niet alleen het aantal betalingen relevant voor het frauderisico. Vooral de hoogte van de bedragen die met één handeling kunnen worden overgemaakt verdient aandacht.
CEO-fraude en andere vormen van misleiding
Bij CEO-fraude doet iemand zich voor als een directeur, eigenaar of andere leidinggevende. Een medewerker krijgt bijvoorbeeld opdracht om met spoed een bedrag over te maken en krijgt daarbij te horen dat de betaling vertrouwelijk moet blijven.
Een vergelijkbaar risico bestaat bij identiteitsfraude. Een fraudeur gebruikt dan gegevens van een bestaande leverancier, medewerker of zakenpartner om geloofwaardig over te komen. Een afwijkend e-mailadres of gewijzigd rekeningnummer kan klein lijken, terwijl het financiële gevolg groot is.
Ook interne fraude kan onder een fraudeverzekering vallen. Denk aan een medewerker die betalingen manipuleert, geld verduistert of leveranciersgegevens bewust aanpast. De precieze dekking moet altijd uit de voorwaarden van de verzekering blijken.
Fraudeverzekering of debiteurenverzekering?
Bij een debiteurenverzekering wacht je nog op geld van je klant. Bij fraudeschade is geld meestal juist uit je eigen onderneming verdwenen. Hieronder staan een aantal voorbeelden met de relevante verzekering uitgewerkt.
| Situatie | Mogelijke relevante verzekering |
|---|---|
| Een klant gaat failliet en laat openstaande facturen achter | Debiteurenverzekering |
| Een klant kan door financiële problemen niet betalen | Debiteurenverzekering |
| Een medewerker betaalt na een vals betaalverzoek aan een fraudeur | Fraudeverzekering |
| Een rekeningnummer op een leveranciersfactuur wordt frauduleus gewijzigd | Fraudeverzekering |
| Een medewerker verduistert geld uit de onderneming | Fraudeverzekering |
Wanneer wordt een fraudeverzekering het overwegen waard?
Niet ieder bedrijf heeft hetzelfde frauderisico. Vooral de bedragen die door het betaalproces lopen en de hoeveelheid mensen die daar invloed op hebben, maken verschil. Verwerkt een organisatie veel facturen, worden regelmatig leveranciersgegevens aangepast of vinden grote internationale betalingen plaats, dan kan één geslaagde fraude snel tot een substantieel verlies leiden. Hetzelfde geldt wanneer medewerkers zelfstandig grote bedragen kunnen overmaken.
Ook de verdeling van bevoegdheden speelt mee. Kan dezelfde persoon een nieuw rekeningnummer invoeren, de wijziging goedkeuren én de betaling uitvoeren? Dan zit er weinig controle tussen een wijziging en het moment waarop het geld daadwerkelijk vertrekt.
Bij een klein bedrijf waarin grote betalingen altijd door twee personen worden gecontroleerd en wijzigingen telefonisch bij een bekende contactpersoon worden geverifieerd, ziet dat risico er anders uit.
Een verzekering vervangt goede betaalcontroles niet
Een veranderd rekeningnummer verdient altijd extra controle. Bel daarvoor niet automatisch het telefoonnummer uit het wijzigingsverzoek, maar gebruik contactgegevens waarvan je al weet dat ze bij de leverancier horen.
Bij grotere betalingen kan het vierogenprincipe voorkomen dat één verkeerd verzoek direct tot een overboeking leidt. Ook helpt het om duidelijk vast te leggen wie leveranciersgegevens mag aanpassen, wie betalingen klaarzet en wie deze uiteindelijk goedkeurt.
Voor urgente opdrachten zou eigenlijk dezelfde procedure moeten gelden als voor iedere andere betaling. Juist opmerkingen als dit moet vandaag nog of houd dit voorlopig vertrouwelijk zijn een reden om een extra controle uit te voeren.
Goede procedures maken fraude niet onmogelijk, maar verkleinen wel de ruimte waarin één misleidend bericht direct een financieel verlies kan veroorzaken.
Fraudeverzekering via Debiteurenverzekering.nl
Debiteurenverzekering.nl kijkt in de eerste plaats naar financiële risico’s rond klanten, openstaande facturen en betalingen. Daardoor kan tijdens zo’n analyse ook blijken dat het grootste risico helemaal niet bij een niet-betalende klant ligt, maar bij het betaalproces binnen de onderneming.
Is een fraudeverzekering voor jouw situatie relevant, dan kunnen we je in contact brengen met een gespecialiseerde partij die dit risico verder met je beoordeelt.
Blijkt het risico juist te zitten bij klanten die na levering niet betalen, dan kijken we naar de mogelijkheden van een debiteurenverzekering.
Bespreek waar je financiële risico zit
Twijfel je of een mogelijk verlies bij jouw bedrijf onder debiteurenrisico, frauderisico of een combinatie daarvan valt? We kijken naar de situatie en helpen bepalen welke vervolgstap logisch is.